Que ce soit pour faire les cartons, pour entreprendre les démarches administratives ou pour assurer la continuité des activités, le déménagement d’un bureau est une décision assez délicate à gérer. Cependant, avec une bonne organisation et préparation, le projet est entièrement réalisable. Trouvez ces quelques conseils pour anticiper au mieux ce changement d’adresse.
Planifier votre déménagement de bureau
Pour faciliter un déménagement de bureau, la planification du projet doit se faire au moins 3 à 6 mois à l’avance. Cependant, la durée réelle dépend de la taille de la société. Dans cette étape, il est impératif de mettre en place un cahier des charges comme rôle de support. Ce document doit contenir un rétroplanning, une liste des démarches à effectuer, le plan des nouveaux bureaux, la répartition de l’espace, les contacts des différents prestataires, etc.
La réalisation du planning est surtout indispensable pour :
- Accompagner et rassurer les employés afin qu’ils puissent mieux accepter le nouveau projet.
- Garantir la pertinence des nouveaux bureaux.
- Anticiper le coût et les devis du déménagement.
- Délimiter la meilleure date afin de mieux gérer les activités.
S’occuper des démarches administratives à accomplir
En principe, un bail professionnel comprend jusqu’à 6 mois de préavis de départ. Il est donc important de consulter le contrat de bail dès la conception du projet de déménagement. Informez-vous également auprès des assurances, des fournisseurs et des administrations sur les formalités requises dans le cadre d’un déménagement de bureau.
Même si cette démarche peut se faire juste quelques semaines avant le changement d’adresse, il est toujours mieux de se renseigner bien à l’avance. Cela permet surtout de planifier le départ et de transférer à temps tous les contrats à la nouvelle adresse.
Sélectionner les prestataires de déménagement
On est parfois tenté de réaliser seul le déménagement de bureau afin de diminuer les coûts. En effet, un déménagement de bureau représente une énorme enveloppe budgétaire à prévoir. Toutefois, il faut considérer la difficulté d’une telle tâche. La meilleure solution est de trouver le prestataire offrant la solution la plus avantageuse en termes de coût et de service. Cela vous permet d’éviter un trou dans le budget annuel, un fait qui peut impacter votre activité.
Pour ce faire, contactez plusieurs entreprises pour comparer les devis. Ainsi, vous pouvez estimer votre budget de déménagement de bureau, confronter les tarifs et jouer sur la concurrence locale. En recevant chaque offre, il faut rester vigilant par rapport au coût et aux prestations proposées par chaque déménageur.
Organiser l’aménagement des nouveaux bureaux
Afin de mieux anticiper le déménagement de bureau, il est recommandé de planifier au préalable les dispositions dans les nouveaux locaux. En principe, cette étape se fait dès l’élaboration du cahier des charges. Par ailleurs, pour éviter de se perdre et pour faciliter le travail des déménageurs, il faut faire en sorte que chaque carton soit étiqueté clairement avec l’endroit exact où le poser dans les nouveaux locaux.
Choisir une date optimale
Le choix de la date du déménagement est très important pour garantir la continuité des activités, mais aussi pour faciliter les démarches administratives. En général, les critères à prendre en compte dans la sélection de la date sont :
- Le délai de préavis dans les anciens bureaux.
- La durée de la préparation du déménagement.
- La période clef des activités.
Concrètement, vous devez respecter le délai de préavis pour l’ancien professionnel. Il faut aussi prendre le temps de bien préparer le déménagement. Enfin, il est préférable d’éviter un changement d’adresse durant la période clef des activités d’une entreprise afin de prévenir les impacts sur les clients.
La majorité des entreprises choisit la fin de l’année fiscale pour déménager ses bureaux. Elle privilégie également les grandes vacances scolaires qui s’avèrent être une période assez calme.
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