Réussir un déménagement d’entreprise à Lille

Déménager son entreprise à Lille est un beau projet professionnel et permet d’offrir à ses salariés un meilleur cadre de travail. Un tel projet n’est pourtant pas forcément simple à mettre en œuvre. Il faut une certaine expertise, une bonne planification et une organisation à toute épreuve pour le réussir. Le choix idéal est de faire appel à une société de déménagement spécialisée dans le déménagement d’entreprise de toute taille et de toute trempe.

En attendant, voici quelques conseils et démarches pour réussir un déménagement d’entreprise à Lille aujourd’hui.

Définir un cahier des charges de déménagement d’entreprise à Lille

Comme pour tout projet, un déménagement d’entreprise nécessite l’établissement d’un cahier des charges. Ce document fournit des informations détaillées sur les actions à mener ainsi que sur leurs dates d’exécution. Son véritable but est de minimiser le plus possible les risques d’imprévus ou d’erreurs lors des opérations.

Le bon cahier des charges d’un déménagement à Lille doit impérativement comporter une check-list claire et structurée. Au rang des actions à énumérer, nous avons :

• Le choix des locaux.
• La sélection des prestataires.
• L’avertissement des collaborateurs.
• L’émission d’une preuve au bailleur, etc.

Tous ces événements doivent être datés pour faciliter le déroulement des différentes phases.

Intégrer les collaborateurs dans le processus de déménagement

Regrouper le personnel autour du projet

Un déménagement d’entreprise est un sujet qui engage tout le personnel de l’entreprise. Sa réaction face à ce changement est en effet déterminante à l’issue du processus. Si vos collaborateurs adhèrent au projet, ils deviennent des conseils et vous aident pour la réussite de ce transfert.

Afin de rendre le projet de déménagement inclusif, lancez une consultation des employés pour le choix des locaux, des biens mobiliers et des arrangements. Une visite collective des nouveaux locaux avant le déménagement est aussi une action à envisager. Pour conquérir les réticents, évaluez les contraintes que leur pose le déplacement et apportez-y des solutions appropriées. Par exemple, s’ils se plaignent du temps de déplacement, vous pouvez choisir de prendre un local proche des transports ou des accès routiers.

Informer les prestataires et les clients de votre déménagement d’entreprise à Lille

Vos collaborateurs doivent être informés de votre projet de délocalisation ainsi que de votre nouvelle adresse. Une telle démarche contribue à maintenir le contact après le déménagement et à faciliter les collaborations. Au rang des acteurs externes à informer, on retrouve la banque, la compagnie d’assurances, la caisse de sécurité sociale, le bailleur, la mutuelle, etc.

La même démarche doit être adoptée auprès de vos clients. Cette fois-ci, elle doit intégrer un plan de communication qui révèle la pertinence d’un déménagement d’entreprise à Lille. Par exemple, vous pouvez mettre en valeur :

• La possibilité de bénéficier d’un accueil spacieux.
• Une baisse des prix du fait d’une réduction des charges.
• Réduction de la taxe d’habitation.

De cette manière, vous évitez que votre choix n’entache l’image de marque ou les relations de l’entreprise.

Actualiser les contrats

Un déménagement d’entreprise peut invalider plusieurs contrats établis entre l’entreprise et ses collaborateurs. Les premiers contrats concernés sont ceux liant l’entreprise à ses salariés. Si vous avez été prévoyant, l’application des clauses de mobilité suffit à maintenir les anciens contrats de travail. En l’absence de ces clauses, misez sur la négociation et la définition de nouvelles conditions de collaboration. Vous devez également résilier le contrat vous liant à votre ancien bailleur selon les clauses du bail.

Faire les changements administratifs qui s’imposent

Le déménagement d’entreprise nécessite des démarches administratives pour mettre à jour les informations de votre entreprise.  Si le projet se limite à un changement de locaux alors, une déclaration auprès du comité d’entreprise et de celle d’hygiène suffisent. Cependant, si vous envisagez un transfert de siège social, alors il faut revoir les statuts et le Kbis de l’entreprise. Selon la norme, le nouveau statut doit être publié au Journal Officiel dans un délai de 30 jours. Enfin, il vous faut reporter l’adresse des nouveaux locaux auprès du Tribunal de Commerce de la région lilloise.