Déménager son entreprise ou son administration demande une organisation très précise et une préparation au millimètre près. Il faut tout planifier d’avance pour éviter les imprévus et préparer le matériel ainsi que les ressources humaines nécessaires pour réussir le déménagement de bureau.
Une visite technique avant le déménagement de bureau pour éviter les surprises le jour J s’impose !
Manuel, conseiller en déménagement chez BREVIÈRE, répond à nos questions.
Q : Bonjour Manuel, soyons concrets ! À quoi sert une visite technique avant un déménagement de bureau ?
R : La visite technique est tout simplement indispensable car elle permet de recueillir toutes les informations nécessaires à un transfert réussi, que ces informations concernent les biens à déménager ou les locaux impactés par l’opération.
Q : Quels sont les points étudiés lors de cette visite technique ?
R : Tout d’abord, la visite technique permet d’échanger sur le terrain avec notre client pour connaître précisément ses besoins et les prestations qu’il souhaite nous faire réaliser. Nous avons un rôle important de conseil à ce moment-là en apportant notre expertise sur la faisabilité et les conditions optimisées d’exécution du transfert (délais, choix des cheminements, opportunité de faire du tri avant, etc.).
La visite technique doit avoir lieu à la fois dans les locaux de départ et d’arrivée. On prend en compte les accès aux bâtiments, les aires de stationnement des camions, la présence ou pas d’ascenseurs, de monte-charges, d’escaliers, leurs dimensions, leurs charges autorisées, leur disponibilité le jour J. Également la possibilité de positionner un monte-meubles, les parcours à emprunter par les équipes, les règles de sécurité des sites même si celles-ci sont étudiées plus en détail lors d’une visite spécifique d’inspection commune des locaux en vue de l’établissement du plan de prévention qui sert à prévenir les maladies professionnelles et les accidents du travail et qui doit de toute façon être rédigé et signé par les différentes parties avant le début de toute intervention.
Q : Tout ça, c’est pour les locaux. Qu’en est-il en ce qui concerne les biens et les équipements ?
R : La visite sert également à établir ou vérifier l’inventaire de l’ensemble des biens qui vont faire l’objet du transfert afin de calculer la volumétrie globale de l’opération. Cette volumétrie peut être exprimée en m3 ou en mètres linéaires s’il s’agit de documents, de dossiers ou d’archives, selon que ces derniers sont dans des contenants, des armoires par exemple, ou en vrac sur des bureaux. La visite peut également être l’occasion d’étudier les conditions de déménagement d’équipements spécifiques, comme des ateliers, des coffres-forts, des armoires fortes, des machines-outils, des maquettes de grande taille, des matériels médicaux, des statues, etc. Tout se déménage, il suffit de faire appel à des professionnels expérimentés pour que tout se passe bien.
Q : C’est sur ces informations que vous établissez ensuite votre chiffrage de déménagement de bureau ?
R : Exactement. Le chiffrage est calculé sur la base de tous ces renseignements qui vont conditionner les moyens humains et matériels à mettre en œuvre lors de l’exécution de l’opération pour que le transfert se passe dans les meilleures conditions, en termes de sécurité, de rapidité et d’efficacité. C’est le conseiller en déménagement qui analyse ces données, parfois associé à ses contremaitres techniciens lorsque le projet à mener est d’envergure ou requiert des compétences dont il ne dispose pas.
Q : La visite technique peut-elle servir également à contrôler l’état des biens ?
R : Bien-sûr même si cela peut être fait le jour J lorsque les déménageurs procèdent à l’emballage et à la protection des objets. Le jour de la visite technique, il peut être noté sur l’inventaire l’état des biens mobiliers par exemple ou l’état de fonctionnement de certains équipements. Dans tous les cas, il est impératif que la visite ait lieu en présence d’un responsable du client et idéalement des sites impactés afin que toutes les questions puissent être posées par le déménageur.
Enfin, cette visite est gratuite et sans engagement.
Le déménagement de bureau nécessite beaucoup de planifications et de préparation en amont. Ce processus est long et vous devez le démarrer au moins 2 mois avant la date du déménagement. Il y a de nombreuses étapes à prendre en considération, telles que l’emballage, le chargement de tous les articles sur un camion ou un conteneur, la communication de votre nouvelle adresse, la recherche d’un nouvel emplacement pour l’entreprise en cas de séjour prolongé pendant le déménagement.
Et pour éviter tout imprévu, planifiez une visite technique avec votre déménageur pour qu’il vous conseille et vous accompagne tout au long du processus.
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